El mandato SEPA: qué es, qué debe llevar y cuánto tiempo guardarlo
El mandato SEPA es la autorización firmada por la que un socio te permite cargarle recibos en su cuenta. Sin él, cualquier recibo que cobres puede ser devuelto durante trece meses.
Es el papel más importante de todo el sistema de domiciliaciones y, a la vez, el que más se descuida. Esta guía explica qué tiene que contener, cómo numerarlo y qué hacer cuando cambia algo.
Para qué sirve
El mandato cumple dos funciones a la vez. Por un lado, el socio te autoriza a ti a emitir recibos contra su cuenta. Por otro, autoriza a su banco a pagarlos cuando lleguen.
Una particularidad del adeudo SEPA es que el mandato lo guardas tú, no el banco. En la modalidad CORE, el banco del socio no comprueba nada antes de pagar: se fía de que el mandato existe. Por eso, si un socio dice que nunca autorizó el cobro, eres tú quien tiene que enseñar el documento firmado.
Qué datos debe contener
- Referencia única del mandato. Un código que identifica esa autorización concreta, de hasta 35 caracteres. La eliges tú.
- Tus datos como acreedor: nombre, dirección e identificador de acreedor.
- Datos del deudor: nombre del titular de la cuenta y su IBAN.
- Tipo de pago: recurrente (cuotas periódicas) o único.
- Fecha y lugar de la firma.
- Firma del titular de la cuenta.
- El texto legal que explica al deudor sus derechos, en particular el de pedir la devolución en ocho semanas. Tu banco te puede facilitar un modelo con la redacción correcta.
Atención a un detalle: quien firma es el titular de la cuenta, que no siempre es el socio. Cuando unos padres pagan la cuota de un hijo, el mandato lo firma el padre o la madre titular, aunque la ficha de socio sea la del menor.
Cómo numerar los mandatos
La referencia tiene que ser única para cada mandato y no cambiar mientras esté en vigor, porque viaja dentro de cada recibo que emites. Lo más práctico es derivarla de algo que ya tengas y no cambie, como el número de socio: por ejemplo, SOCIO-000123.
Evita los espacios y los caracteres especiales: letras sin acento, números y guiones son suficientes y no dan problemas en ningún banco.
Si un mismo titular paga las cuotas de varios socios (una familia entera), puedes usar un solo mandato para todos los cobros a esa cuenta o uno por socio. Las dos opciones son válidas; lo importante es que la referencia que envías en el fichero coincida con la del papel firmado.
¿Vale un mandato en papel? ¿Y uno electrónico?
El papel firmado a mano es la opción más segura y la que no discute ningún banco. Puedes escanearlo y guardar la copia digital, pero conserva el original.
Los mandatos firmados electrónicamente también se utilizan, pero su valor como prueba depende del método de firma. Una casilla marcada en un formulario web es una prueba débil; una firma electrónica con verificación de identidad es mucho más sólida. Si quieres dar altas por internet, consúltalo antes con tu banco, que es quien asumirá las devoluciones si la prueba no convence.
Cuánto tiempo hay que guardarlo
Mientras el mandato esté en vigor y, una vez terminado, al menos 14 meses desde el último recibo cobrado. El motivo es que un deudor puede reclamar un cobro no autorizado hasta 13 meses después del cargo, y en ese caso necesitas el mandato para defenderte.
En la práctica, guárdalos ordenados y fáciles de encontrar: si el banco te pide la copia de un mandato, tendrás pocos días para entregarla.
Cuándo caduca
Un mandato deja de ser válido si pasan 36 meses sin presentar ningún recibo con él. Le puede ocurrir a un socio que se dio de baja y vuelve años después: aunque conserves su mandato antiguo, necesitas que firme uno nuevo.
El socio también puede cancelarlo cuando quiera, comunicándotelo a ti. Desde ese momento no debes emitirle más recibos.
Qué hacer cuando cambia algo
- El socio cambia de cuenta. No siempre hace falta un mandato nuevo: el esquema permite comunicar la modificación dentro del propio fichero. Aun así, pídele el cambio por escrito y firmado, porque es una nueva autorización sobre una cuenta distinta. Muchos centros optan directamente por firmar un mandato nuevo, que es más sencillo de explicar y de archivar.
- Cambia tu razón social o tu identificador de acreedor. También se comunica como modificación del mandato existente. Avisa antes a los socios para que no se extrañen al ver otro nombre en el extracto.
- El socio se da de baja. Archiva el mandato con la fecha de baja y empieza a contar los 14 meses.
Errores habituales
- Cobrar sin mandato firmado «porque ya nos dio el número de cuenta». El IBAN solo no autoriza nada.
- No saber dónde está el papel. Un mandato que no encuentras equivale a no tenerlo.
- Enviar en el fichero una fecha de firma inventada. Cada recibo lleva la fecha de firma del mandato; debe ser la real.
- Reutilizar la referencia de un socio antiguo para uno nuevo.
Si quieres ver cómo viajan estos datos dentro de la remesa, sigue con el fichero pain.008 por dentro.
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